GetMyTeam for Education

Um den gesteigerten Governance-Anforderungen einer Bildungseinrichtung gerecht zu werden, wird GetMyTeam als Education Edition modifiziert.

Architektur:
GetMyTeam For Education wird als Canvas App durch den M365 Dienst Power Apps bereitgestellt und durch zahlreiche „Logic Apps“ Workflows um automatisierte Prozesse ergänzt.
Das Tool ist modular aufgebaut und gliedert sich grundlegend in eine Request App und eine Admin App, welche aus zahlreichen Screens bestehen, die die unterschiedlichen Funktionsbereiche abdecken. Enthalten sind auch zahlreiche weitere Funktionen, die weit über die reine Beantragung von neuen Teams hinausgehen. Als Schnittstelle zwischen Power Apps und Logic Apps und den restlichen Anwendungen dienen Konnektoren und die Graph API.
Die Applikationen selbst sind für die User direkt als eigener Tab in einem gesonderten Team verfügbar, um einen möglichst einfachen Zugriff zu gewährleisten und die gewohnten Arbeitsweisen nicht zu unterbrechen.

Teams Beantragung:
Auch wenn ein Großteil der benötigten Teams automatisiert anhand der hinterlegten Daten zu Klassenstrukturen erstellt wird, wird es im laufenden Betrieb immer wieder Situationen geben, in denen gesonderte Teams für bestimmte Anlässe benötigt werden. Dies könnte beispielsweise Schulveranstaltungen oder neu eingeführte außerschulische Aktivitäten umfassen. Um diesen dynamischen Ansprüchen gerecht zu werden und trotzdem die Integrität der bestehenden Teams-Struktur zu wahren, können Lehrkräfte über die Request App direkt aus Teams heraus neue Teams beantragen, welche anschließend von dafür geschulten Personen freigegeben werden können. Die Erstellung der Teams nach einer Genehmigung geschieht vollautomatisiert über entsprechende Logic Apps Workflows

Templates:
Der Beantragungsprozess wird durch ein speziell auf die Bedürfnisse der Bildungseinrichtungen zugeschnittenes Template-Feature unterstützt. Es sind also bereits Vorlagen für alle potenziell benötigten Arten von Teams (Lerngruppen, Außerschulische Aktivitäten, etc.) hinterlegt, welche sicherstellen, dass die Teams einheitlich korrekt vorkonfiguriert werden. Diese Konfigurationen können beispielsweise die in Tabs eingebundenen Apps oder den Zugang von Gastnutzern umfassen.

Wiedervorlage von Teams:
Wenn im ausgewählten Template des Teams die Wiedervorlage aktiviert ist, werden die Besitzer nach einer ebenfalls im Template festgelegten Zeitspanne automatisch kontaktiert und gefragt, ob das Team noch in Verwendung ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird das Team automatisch gelöscht und die zugehörigen Dateien in das Archiv verschoben. Falls das Team noch benötigt wird, beginnt die Frist erneut.

Archivierung:
Falls bei der Wiedervorlage eines Teams festgestellt wurde, dass kein Bedarf mehr besteht, werden die Daten folgendermaßen archiviert: 
- Alle Dokumente werden in die Bibliothek einer dedizierten Archiv-Site kopiert. 
- Aus den Planner-Daten wird eine Excel-Tabelle erstellt, aus den Listen jeweils eine eigene. 
- Aus dem Inhalt der Chats wird ein Protokoll in Word erstellt

Preis pro Tenant